У ВР пояснили, як оцифрувати трудові книжки та чому це треба зробити

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають внести до Реєстру застрахованих осіб.

Про це повідомляє пресслужба Апарату Верховної Ради України.

Внесення даних до Реєстру відбувається згідно з Законом України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року.

Зазначається, що потрібно відсканувати всі сторінки книжки та завантажити їх на портал Пенсійного фонду. Це може зробити як роботодавець, так і працівник – через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши скан-копії кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Також працівник може звернутися з паперовими документами про трудову діяльність/ військову службу/ навчання/ народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи.

«Водночас, якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії», – пояснили у пресслужбі.

Після оцифрування паперову трудову книжку видають працівнику під підпис. Її треба зберігати, бо вона залишається важливою для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року (після цієї дати страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб).

Також, за бажанням працівника, записи в паперову книжку продовжуватимуть вносити паралельно з електронним обліком (про прийняття на роботу, переведення та звільнення, нагороди тощо).

«Під час збройної агресії перехід на електронний облік трудової діяльності убезпечує від втрати або знищення паперових документів внаслідок тимчасової окупації, бойових дій, евакуації тощо. Якщо паперова книжка втрачена, дані з неї, внесені в електронну форму, гарантують збереження страхового стажу», – наголосили у пресслужбі.

Читайте також: Держдопомога, пенсії, «Доступні ліки»: що треба знати ВПО у квітні 2026